Trabalho em equipe: 8 dicas para motivar o seu time

Você já ouviu falar do princípio Anna Karenina? É derivado da famosa frase de abertura do romance russo de Tolstoi: “famílias felizes são todas iguais; toda família infeliz é infeliz à sua maneira”.

O princípio é o seguinte: para um casamento prosperar, ele deve ter sucesso em muitos aspectos diferentes. Se você e seu parceiro discutem sobre dinheiro, se chocam com os pais ou diferem na ideologia política, você está fadado à infelicidade — não importa o quão feliz você esteja em outras áreas do seu relacionamento.

Em 340 aC, Aristóteles enfatizou o mesmo princípio de maneira um pouco diferente: “Os homens são bons de uma maneira, mas ruins de muitas.”

Em outras palavras, o sucesso não é fazer apenas uma coisa corretamente, mas evitar muitas maneiras possíveis de falhar. O princípio Anna Karenina, popular em ciências e matemática, é válido para muitas coisas na vida — incluindo o tema de nosso post: um trabalho em equipe eficaz.

Se as equipes desejam atingir seus objetivos, cumprir seus prazos e superar seus KPIs, precisam ter sucesso em todas os aspectos críticos e evitar todas as armadilhas comuns.

Então, qual exatamente é essa receita mágica para um trabalho em equipe eficaz? Separamos abaixo oito fatores que fazem ou quebram o sucesso de uma equipe. Mas antes, vamos dar uma olhada em como um trabalho em equipe eficaz deve ser.

As características de uma equipe eficaz

O trabalho em equipe sempre foi um recurso essencial para empresas bem-sucedidas, mas com as organizações de hoje, sofrendo interrupções e digitalização em uma economia de “inovar ou morrer”, é mais importante do que nunca que os funcionários possam colaborar efetivamente.

O trabalho em equipe bem-sucedido também é importante para o engajamento e o bem-estar dos funcionários, especialmente no momento em que a retenção de talentos enfrenta o mercado de trabalho global altamente competitivo, bem como o “desafio de lealdade” imposto pelos trabalhadores milenares.

A Deloitte Millenial Survey relatou que, entre outras descobertas, a geração de millenials vinculava a satisfação no trabalho a altos níveis de colaboração entre equipes, comunicação aberta e livre, uma cultura de suporte e tolerância mútuos, o incentivo ativo de ideias entre todos os funcionários e um forte compromisso com a igualdade e a inclusão. 

Em outras palavras, os millenials querem trabalhar em empresas que possuam equipes fortes.

As equipes no futuro do trabalho serão cada vez mais 4-D’s: diversificadas, dispersas, digitais e dinâmicas — mas as habilidades fundamentais que compõem o trabalho em equipe eficaz provavelmente permanecerão as mesmas.

Os elementos cruciais para a construção de uma equipe produtiva incluem:

• Incentivo à comunicação: uma das características mais importantes de uma boa equipe é a comunicação aberta. Cada membro da equipe deve poder se comunicar com o restante do grupo para atualizações do projeto, perguntas, ideias e sugestões gerais. Uma equipe que incentiva a comunicação aberta permite que todos possam compartilhar suas sugestões e opiniões sem medo;
• Respeito pelos membros da equipe: para que uma equipe seja um local confortável e seguro para todos os membros, cada pessoa deve respeitar todos os outros. Os membros devem respeitar todos os aspectos vindos das outras pessoas — ideias, habilidades de comunicação, formação, religião, estilo de trabalho e tradições culturais —, mesmo que possam não concordar com eles. Como uma grande equipe exige comunicação aberta, o respeito pode criar a confiança que permitirá que os membros sejam menos vulneráveis;
• Colaboração entre os membros da equipe: o trabalho em equipe requer colaboração eficaz. Cada pessoa deve descobrir como suas habilidades e talentos se encaixam com os dos outros membros da equipe. Para que uma equipe trabalhe, todos devem entender qual é o seu papel e como usá-lo para contribuir para o sucesso geral. Dependendo da equipe, os papéis podem ser tão simples quanto fornecer apoio e moral; um time que funciona bem usa os conjuntos de habilidades complementares de cada pessoa. Cada membro deve entender que a parte de todos no projeto é igualmente válida;
• Solução de problemas e gerenciamento de conflitos: uma equipe eficaz deve desenvolver sua própria estratégia de resolução de problemas e gerenciamento de conflitos. A estratégia será diferente de equipe para equipe com base na situação e nos membros individuais; o time deve elaborar os métodos de solução de problemas que funcionam melhor para ele. Enquanto os membros puderem enfrentar os obstáculos juntos, a equipe poderá trabalhar sem problemas, mesmo em tempos difíceis;
• Missões compartilhadas e objetivos comuns: uma missão compartilhada pode ajudar um grupo de pessoas a trabalhar juntos e criar entusiasmo. Quando todos estão usando suas próprias habilidades para trabalhar em direção a um objetivo comum, o resultado é maior que os esforços de uma única pessoa. Em uma equipe forte, o bem do objetivo comum vem antes das preferências e interesses individuais dos membros. O objetivo também contribui para um bom funcionamento; a equipe pode resolver problemas e desacordos determinando o que é melhor para o time como um todo e o objetivo final.

8 segredos para o trabalho em equipe eficaz

1. Estabeleça metas claras

Imagine que você e sua equipe estão escalando o Monte Everest. Mas, em vez de preparar sua equipe com antecedência sobre o que você fará e por que está fazendo, basta dizer a eles para começarem a caminhar. E então direcione-os para onde dar o passo seguinte. Passo após passo. Sua equipe fica desorientada e desmotivada, pronta para desistir quando a subida se torna difícil.

É exatamente assim quando você não define metas claras. Como gerente, você acaba distribuindo tarefas após tarefas. As pessoas não entendem o contexto maior de seu trabalho e por que é importante; portanto, sentem que o trabalho é interminável, inútil e exaustivo.

Sua equipe precisa de um objetivo específico e mensurável para ajudá-la a priorizar o que é importante, é necessário direcioná-la para um resultado definitivo e proporcionar a ela uma sensação de conquista quando alcançá-lo. Isso nos leva ao ponto número dois.

2. Crie transparência

Se tivéssemos que descrever, em uma palavra, o que um trabalho em equipe eficaz deve buscar seria “transparência”. Transparência significa tornar tudo —todas as informações, números, planos e desafios — prontamente acessível a todos em sua equipe.

Ao criar transparência, você pode aproveitar toda a inteligência e motivação de sua equipe. Todo mundo não apenas sabe o que está fazendo, mas por que está fazendo, e eles entendem como até a menor tarefa se encaixa no quadro geral.

Com transparência, você pode definir metas claras e reunir todos da sua equipe. Assim, ela tem todas as informações necessárias para contribuir e pode até se inspirar para encontrar maneiras inovadoras e criativas de alcançar seu objetivo. A transparência é a essência do trabalho em equipe eficaz.

3. Estimule o senso de comprometimento

Os membros de uma equipe eficaz têm um forte senso de pertencer ao grupo. Eles experimentam um profundo compromisso com as decisões e ações do grupo. Esse sentimento de pertencimento é aprimorado e reforçado quando a equipe gasta tempo para desenvolver normas ou diretrizes de relacionamento juntas.

Os membros da equipe são vistos como pessoas únicas, com experiências insubstituíveis, pontos de vista, conhecimentos e opiniões para contribuir. Afinal, o objetivo de formar uma equipe é tirar proveito das diferenças.

Caso contrário, por que alguma organização abordaria projetos, produtos ou objetivos com uma equipe? De fato, quanto mais uma equipe puder trazer pontos de vista divergentes, cuidadosamente apresentados e apoiados por fatos e opiniões, melhor.

4. Reconheça as realizações das pessoas

Muitos estudos científicos mostram que o maior motivador das pessoas não é dinheiro, mas reconhecimento. Ser parabenizado por um simples “Ótimo trabalho por concluir [preencha o espaço em branco]!” aumenta a produtividade dos funcionários em dez vezes.

Mas quando você marca uma tarefa como “concluída” em uma ferramenta tradicional de gerenciamento de projetos, o que acontece? Desaparece. Ninguém sabe. Isso mata a motivação das pessoas. 

É incrivelmente gratificante ver todas as realizações da equipe alinhadas no final de cada semana. Quando você e seus colegas de equipe podem se felicitar facilmente por um trabalho bem feito, não há melhor maneira de criar um trabalho em equipe eficaz. 

5. Dê o poder de tomar decisões

Qual é uma das maneiras mais fáceis de fazer com que os membros do time percam a fé no trabalho em equipe? Restringir sua autonomia para tomar decisões que lhes permitam realizar suas tarefas.

Quando se trata de tomada de decisão, você deve confiar no conhecimento dos membros da sua equipe. É por isso que a colaboração está se tornando um ingrediente essencial para o sucesso. A liderança colaborativa é sobre o gerenciamento hábil de relacionamentos.

Esse gerenciamento deve permitir que os membros do time tenham sucesso individualmente e, ao mesmo tempo, cumpram um objetivo compartilhado. Dar à sua equipe o poder de tomar decisões serve como uma grande motivação para um trabalho eficaz e para provocar mudanças radicais.

6. Utilize a tecnologia em favor do time

Quando você olha para um sistema baseado em texto — e todos eles são baseados em texto — você precisa ler para entender onde estão as coisas. Isso é um problema. Como seres humanos, recebemos informações visuais muito mais rapidamente do que informações verbais. É por isso que os semáforos são cores, não palavras.

Usar a tecnologia para tornar as tarefas do time mais fáceis de serem visualizadas é essencial. Os principais benefícios do uso da tecnologia com equipes e grupos é que ela permite que grupos díspares de pessoas, com diferentes agendas e locais, trabalhem juntos de maneira mais eficaz, diminuindo os tempos e custos de conclusão do projeto.

Usando e-mail, vídeo por mensagem instantânea e conferência telefônica, calendários eletrônicos, webinars e outras tecnologias, você pode eliminar o tempo de viagem, muitos conflitos de agendamento e falhas de comunicação.

7. Promova reuniões eficientes

De acordo com uma pesquisa realizada pela Microsoft, os profissionais gastam até 3,8 horas por semana em reuniões improdutivas. Não importa como você os chama — atualizações de status ou reuniões de equipe — essas reuniões são uma perda de tempo se não houver valor nelas.

Embora, talvez não seja razoável ter um trabalho em equipe sem reuniões, garantir que essas reuniões sejam produtivas é um passo em direção a um trabalho em equipe eficaz.

Uma maneira de promover um trabalho em equipe eficaz, por meio de reuniões produtivas, é usando relatórios de status. Ele permite avançar diretamente para discussões estratégicas, uma vez que os relatórios já apresentavam uma visão clara do que foi feito e do que foi planejado para o futuro.

Para aproveitar ao máximo suas reuniões de equipe, tente usar uma lista de verificação. Com a preparação adequada, você pode economizar tempo e transformar essas temidas reuniões de equipe em histórias de sucesso. Afinal, se você não planejar, está planejando falhar.

8. Torne o trabalho em equipe divertido

Um pouco de diversão nunca matou ninguém. Além disso, trabalhar em equipe deve ser divertido e inspirador, não uma obrigação irritante. Negócios e diversão podem ser parceiros. Integrar um pouco de diversão e humor que promovam um trabalho em equipe eficaz é uma ótima estratégia. Uma atitude positiva ajuda a equipe a superar muitos desafios e gera confiança e entusiasmo.

Tente atividades para quebrar o gelo e aumentar o espírito de equipe, nutrindo atitudes positivas. Elas são uma maneira divertida de iniciar uma reunião, treinamento ou um evento de formação de equipe. Aqui estão algumas ideias que você pode tentar imediatamente:

• O fato não conhecido: permita que todos na equipe se apresentem, fornecendo um fato surpreendente que os outros podem não estar cientes. Isso ajudará a todos a construir relacionamentos mais significativos e aprofundados, além de oferecer tópicos adicionais para discussão;
• Bola de apresentação: passando uma bola pela sala, cada pessoa precisa apresentar sua função e tarefas atuais no projeto. Isso ajudará toda a equipe a entender os papéis e responsabilidades de cada um;
• Caminha da confiança: isso exige que todos se unam em pares, um com os olhos vendados e o outro líder. A pessoa que não está com os olhos vendados fornece instruções para guiar o outro participante. É ótimo para criar espírito de equipe, confiar e ensinar as pessoas a ouvirem umas às outras.

Em poucas palavras: o que torna o trabalho em equipe eficaz?

O trabalho em equipe eficaz exige definir e comunicar objetivos claros. Você precisa garantir que os membros estejam trabalhando juntos em direção às metas, ajudando e fornecendo feedbacks relevantes e oportunos. Isso pode parecer um grande compromisso de tempo para um gerente ocupado. Felizmente, existem soluções de software de colaboração em equipe que facilitam a promoção de um trabalho em equipe eficaz.

No final, o trabalho em equipe eficaz pode ser resumido da maneira mais simples: trata-se de pessoas, não de projetos. Quando você se concentra no que faz as pessoas funcionarem — o que as leva, o que lhes ocorre naturalmente, o que elas acham agradável ou não — você pode aproveitar todo o potencial para se moverem mais rápido e alcançarem coisas incríveis juntos. Agora que você sabe como motivar um bom trabalho em equipe, aproveite e saiba mais sobre o software CRM e porque sua empresa precisa dele!