Como eliminar os processos manuais do atendimento no setor educacional?

Hoje, na era da digitalização e da automatização, um grande número de Instituições de Ensino ainda operam com sistemas desatualizados, geralmente manuais, sem saber que existem maneiras de atualizar seu fluxo de atendimento e, portanto, aumentar sua eficiência e reduzir perdas de tempo.

Quer estejamos falando sobre alunos ou profissionais da educação, a comunicação representa uma etapa crucial na construção de um relacionamento forte para ambas as partes.

Por isso, o conteúdo de hoje explicará de maneira precisa e detalhada por que e como as Instituições de Ensino podem centralizar todo o seu processo de comunicação.

Então, quer saber mais sobre como eliminar os processos manuais do atendimento no setor educacional? Confira o conteúdo que preparamos para você!

Por que eliminar os processos manuais do atendimento no setor educacional?

Da experiência dos funcionários à experiência dos alunos, existem tecnologias que você pode usar para melhorá-las, veja por que você deve começar com a automação do atendimento no setor educacional.

Existem centenas, senão milhares de processos que precisam acontecer para manter sua organização funcionando, e seus funcionários são responsáveis ​​por gerenciá-los da forma mais eficiente possível.

A tecnologia de hoje permite que você não apenas automatize o trabalho manual que retém sua Instituição de Ensino – e funcionários – e libere tempo, mas também otimiza seus processos para uma vantagem competitiva.

Trazendo novas matrículas, aumentando o faturamento, resolvendo problemas dos alunos. Esses são apenas alguns exemplos de áreas em que sua Instituição de Ensino pode estabelecer processos de atendimento para manter as operações funcionando sem problemas. Alguns desses processos são previsíveis e repetitivos, acontecendo diariamente, semanalmente, mensalmente, e por aí vai! Enquanto outros são imprevisíveis, desencadeados como resultado de algum outro evento.

Mas quando se trata de processos de atendimento, o velho ditado, “se não está quebrado, não conserte”, não se aplica. Não é suficiente fazer algo se seus concorrentes podem fazer melhor e mais rápido.

Considere estes três exemplos sobre  como você pode se beneficiar da automação de processos manuais de atendimento.

• Fornece um nível mais alto de suporte ao cliente: a rapidez com que você resolve os problemas de seus alunos é crítica. A tecnologia de automação pode lidar com várias tarefas demoradas associadas ao seu processo de suporte, desde o encaminhamento de dúvidas e problemas do cliente para a equipe correta até o envio de e-mails de acompanhamento para garantir que o problema seja tratado sem erros.
• Aproveite melhor os seus talentos: muito do tempo de seus funcionários é gasto em tarefas manuais que os impedem de concentrarem no que realmente importa. A tecnologia de automação do atendimento pode ser usada para atender as demandas manuais e muito mais.
• Receba o pagamento mais rápido: você confia na eficiência de sua equipe de contabilidade para manter seu negócio fora do vermelho, mas os processos de fatura são tediosos, envolvendo várias pessoas e sistemas. Com a tecnologia de automação do atendimento, você pode enviar faturas para alunos e fornecedores e até mesmo enviar dados para seu software de pagamento automaticamente.

Além disso, é importante ressaltar quais são as principais vantagens de eliminar os processos manuais do atendimento no setor educacional. Confira a seguir! 

Quais são os principais benefícios do atendimento automatizado para o setor educacional?

Um serviço automatizado de atendimento ao cliente refere-se a qualquer envolvimento do cliente com a Instituição de Ensino que ocorra por meios automatizados, ou seja, sem a assistência de atendendentes ao vivo.

Se realizado de forma adequada, pode ser um meio eficaz de engajamento do aluno, pois economiza tempo e dinheiro para sua organização e seus alunos. Além disso, tem uma série de outros benefícios a oferecer ao seu negócio, acompanhe!

Permite um fluxo de atendimento consistente

Um serviço automatizado de atendimento consiste basicamente em configurar fluxos de trabalho e processos específicos com bastante antecedência. A automação do fluxo de trabalho envolve a consideração das melhores práticas para agilizar o trabalho de sua equipe. Quando implementado, o atendimento automatizado ao cliente introduz consistência no fluxo de trabalho.

Ajuda na retenção de alunos

Quando você considera a automatização do atendimento aos alunos, eles podem obter o máximo de seus serviços e melhora a experiência do cliente! Isso leva ainda mais ao aumento dos níveis de satisfação, permitindo que você retenha seus alunos.

Reduz as chances de erros durante o atendimento

Erros humanos causados ​​durante o manuseio de informações rotineiras e repetitivas diminuem quando as tarefas e fluxos de atendimento em uma organização são transferidos para uma ferramenta de automação.

O atendimento ao aluno se torna mais rápido e econômico

A introdução da automação no atendimento ao aluno, como o uso de automação de marketing por e-mails personalizados, elimina a necessidade de sua equipe orientar manualmente os clientes na direção certa, repetidamente. Isso permite que você ofereça um suporte melhor e mais rápido com o mesmo custo de aquisição por cliente.

Permite a segmentação do atendimento conforme o perfil dos alunos

Um atendimento automatizado ao aluno torna mais fácil segmentar seus contatos de acordo com seus interesses. Você pode então adaptar seus serviços de forma a melhorar o atendimento ao aluno, aumentar os níveis de satisfação e, assim, aumentar seus lucros.

Reduz despesas com a folha de pagamento da equipe

Você pode realmente aproveitar essa automação para eliminar a necessidade de atendendentes de chat ao vivo para lidar com as tarefas manuais.

Isso permite que sua equipe desenvolva seus conjuntos de habilidades e concentre seus conhecimentos em questões mais complexas. Eliminando a necessidade de contratar pessoal adicional para lidar com cargas de trabalho crescentes. Em outras palavras, ajuda efetivamente a reduzir despesas com folha de pagamento.

Melhora a experiência do atendente

Percorremos um longo caminho desde os primeiros dias da automação, quando os funcionários temiam que os robôs ocupassem seus empregos. Hoje, a maioria das pessoas acreditam que a automação tornará seu trabalho mais fácil.

As soluções de automação de hoje elevam a experiência do funcionário e dão à sua equipe novas oportunidades de crescer e prosperar.

Primeiro, isso os ajuda a desenvolver habilidades digitais. O uso crescente de softwares de automação é apenas um exemplo de como a tecnologia está mudando rapidamente a forma como as organizações operam. Ganhar experiência trabalhando junto com a automação ajudará os funcionários a aprender as habilidades certas para preparar suas carreiras para o futuro.

Em segundo lugar, os funcionários de hoje querem se envolver e ser capacitados por seu trabalho. A tecnologia de automação do atendimento permite que você elimine muitas das tarefas manuais que impedem seus atendentes de serem contribuintes estratégicos para a sua Instituição de Ensino.

Melhora a experiência do aluno

Como já compartilhamos acima, a tecnologia de automação do atendimento pode ajudar a sua equipe a lidar melhor com os problemas dos alunos.

No entanto, mesmo em áreas de sua Instituição de Ensino que não são voltadas para o estudante, os processos automatizados ainda podem ter um impacto positivo sobre seus alunos.

Ter processos eficientes torna mais fácil para seus alunos fazerem novos negócios com você. Desde manter os alunos atualizados sobre o status de suas solicitações até fazer reembolsos em dia, existem inúmeras maneiras pelas quais a tecnologia de automação do atendimento pode criar melhores experiências para seus alunos.

Os processos automatizados também desempenham um papel importante ao colocar os alunos em primeiro lugar. Você pode definir o cenário em que seus estudantes serão tratados durante todo o processo e pode usar ferramentas de automação para chegar aos alunos em potencial com ofertas especiais relevantes e até mesmo enviar presentes de boas-vindas para os novos matriculados.

Como escolher a tecnologia certa ​​para automatizar seus processos manuais?

Não existe uma estratégia de automação do atendimento que sirva para todos os tipos de negócios, por isso, escolher a tecnologia de automação, decidir quais processos automatizar e quando serão automatizados pode ser diferente para cada organização.

Em primeiro lugar, existem vários tipos de tecnologia que podem ser usados ​​para automatizar processos manuais, sendo assim, o primeiro passo é escolher um software que se adapte às demandas do setor educacional.

A ferramenta escolhida deve automatizar tarefas específicas em seu fluxo de atendimento e as tarefas mais adequadas são estruturadas, repetitivas e baseadas em regras.

Embora esta análise seja frequentemente o primeiro passo na jornada de automação do atendimento de uma Instituição de Ensino, está longe de ser o último. As ferramentas e softwares de automação permitem que você estenda a automação de atendimento para fluxos com processos completos de ponta a ponta. 

Além disso, a automação do atendimento evoluiu muito nos últimos tempos! Esta é a tendência de tecnologia de ponta e tem tudo a ver com combinar todas as tecnologias de automação do atendimento existentes, como as poderosas ferramentas de inteligência artificial, relatórios e análises avançadas, centralização das informações e muito mais.

Como iniciar a automação do atendimento no setor educacional?

Assim como as ferramentas que você usa, a maneira como você implementa sua estratégia de automação do atendimento é única para cada organização.

Geralmente, começa na equipe com a maior necessidade de melhores processos ou nas unidades de negócios ou partes de sua organização com lideranças fortes e orientadas para a tecnologia que buscam impulsionar a mudança.

Depois de selecionar um software como parceiro de tecnologia e estabelecer onde você começará sua jornada de automação do atendimento, seguir algumas etapas o ajudará a automatizar seus processos manuais!

Selecione os processos de atendimento para automatizar: isso começa com a avaliação de seus processos de atendimento para garantir que você selecione os projetos-piloto certos. Algumas características que tornam certos processos adequados para automação do atendimento são aquelas demoradas, tediosas, de alto volume, repetitivas, consistentes no resultado e com muitos recursos. Cada processo também deve ser avaliado quanto ao impacto mensurável, risco e valor estimado que a automatização deles pode trazer para a sua Instituição de Ensino.

Garanta o apoio das partes interessadas: você não pode subestimar o valor do apoio das partes interessadas, especialmente para uma iniciativa como esta que terá um impacto significativo sobre seus funcionários e suas tarefas diárias. As empresas que implementaram com sucesso a automação do atendimento conseguiram fazer isso divulgando suas vitórias iniciais e estimulando outros funcionários a apoiar.

Gerenciar mudanças, inevitavelmente, evidencia funcionários resistentes às transformações provocadas pela automação. Para superar isso, é importante definir uma visão do projeto, desenvolver um programa de treinamento de habilidades, estabelecer canais formais de comunicação e pedir e receber feedback dos funcionários.

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