Como proteger os dados confidenciais durante o atendimento financeiro?

Se sua empresa coleta informações dos clientes durante o atendimento financeiro, desde detalhes pessoais e de contato até informações bancárias e de cartão de crédito, é preciso se certificar que todos os dados confidenciais estão protegidos.

As informações do cliente precisam ser resguardadas e a segurança dos dados precisa se tornar uma das principais prioridades de sua empresa.

Qualquer acesso não autorizado ou violação de dados pode ter consequências graves, desde a perda da confiança do cliente e danos à reputação da sua empresa até perdas financeiras significativas e ações judiciais.

Então, quer saber mais sobre como proteger os dados confidenciais durante o atendimento financeiro? Confira o conteúdo que preparamos para você!

Por que proteger os dados confidenciais durante o atendimento financeiro?

O amplo armazenamento digital de dados confidenciais torna a proteção de informações pessoais mais necessária do que nunca!

Para conduzir negócios e atender aos clientes, as empresas sempre coletaram dados. Na época em que as empresas protegiam os dados em arquivos trancados, as questões relacionadas à privacidade dos dados eram muito menos complicadas.

No ambiente digital de hoje, onde as violações são uma realidade, o armazenamento adequado de dados confidenciais tornou-se fundamental.

A proteção de dados confidenciais está se tornando cada vez mais importante

Como dissemos anteriormente, à medida que a conexão digital continua a aumentar exponencialmente, a necessidade de práticas de proteção em torno da privacidade de dados também aumentará.

Por isso, liderar as equipes que supervisionam os riscos relacionados à privacidade, segurança da informação, gerenciamento de registros e tecnologia da informação não é uma tarefa simples.

Embora a privacidade de dados sempre tenha sido importante, há alguns anos o tópico não estava no centro das conversas e iniciativas da maioria das empresas, como hoje em dia.

A urgência se deu, em parte, à dramática proliferação da tecnologia, incluindo o uso de smartphones, aplicativos e outros serviços baseados em dados que requerem informações pessoais.

Desta forma, a necessidade de proteger os dados confidenciais aumentou enormemente desde os anos 90. Sendo que, naquela época, só tínhamos que garantir que nosso espaço físico estava seguro e que tínhamos os backups de todos os arquivos armazenados de forma adequada.

Hoje em dia, temos que nos preocupar com os spammers e outros agentes nefastos que exploram a vulnerabilidades em todos os lugares. De sistemas online a sites de pagamento e e-mail, ou seja, a cada etapa do caminho tem alguém tentando quebrar o código.

Importância da proteção de dados durante o atendimento financeiro

Graças à revolução digital, ao acesso à internet e ao compartilhamento social, os consumidores extremamente experientes de hoje esperam e até exigem privacidade digital.

Sabemos que são necessárias várias interações da empresa para construir confiança com os clientes, mas apenas uma interação percebida de forma negativa para perder essa confiança.

Nesta era digital, onde a maioria das empresas interagem de forma online com os clientes, a confiança desempenha um papel ainda mais importante, pois a proteção dos dados digitais se torna fundamental para o sucesso de um negócio.

A privacidade de dados é mais relevante hoje com as plataformas SaaS – software as a service, ou em português, software como serviço.

Recentemente, uma grande plataforma de mídia social foi processada por um escândalo de dados, e as consequências custaram milhares de dólares à empresa. Não estamos longe do dia em que as empresas que deixam de proteger seus dados ou os dados de seus clientes possam ir à falência muito rapidamente caso não tomem as medidas adequadas para proteger seus dados confidenciais.

12 dicas para garantir a proteção dos dados confidenciais durante o atendimento financeiro

Dada a importância da proteção dos dados confidenciais para sua empresa, é importante tomar as medidas necessárias para proteger as informações sensíveis do cliente durante o atendimento financeiro.

Por isso, confira a seguir algumas diretrizes que podem ajudá-lo a proteger essas informações confidenciais!

1. Proteja as informações que você coleta sobre os clientes

Quanto mais relevante forem as informações em seus sistemas, maior será o alvo para a sua empresa.

Com isso em mente, opte por fornecer um nome de usuário de login e uma senha única, ao invés de usar números de previdência social, números de telefone, endereços, e-mail, números de carteira de motorista e assim por diante. Se as informações não forem necessárias, não as colete só pelo fato de coletar. Além disso, adote tecnologias seguras para o armazenamento.

2. Use métodos de criptografia de última geração

Empregue métodos sofisticados de criptografia para todos os dados confidenciais!

Ou seja, evite usar softwares de nuvem sem criptografia e, ao invés disso, use um banco de dados descentralizado com criptografia.

A criptografia uma técnica que mistura o texto legível para que ele só possa ser entendido por quem possui a chave de descriptografia. Assim, este processo é capaz de fornecer segurança de dados para as informações confidenciais.

Uma imensa quantidade de informações pessoais são gerenciadas de forma online e armazenadas na nuvem ou em servidores com uma conexão contínua à internet.

É quase impossível fazer negócios de qualquer tipo sem que os dados acabem no sistema de computadores em rede de uma empresa, por isso, a criptografia desempenha um papel tão essencial!

Como dissemos anteriormente, nesta era digital, onde muitas empresas interagem online com os clientes, a confiança desempenha um papel ainda mais importante, pois a proteção dos dados digitais torna-se fundamental para o sucesso de um negócio.

3. Construa confiança a longo prazo

Proteger os dados do cliente é uma questão de confiança!

As ações de uma empresa criam aquele sentimento de confiança que só pode ser desenvolvido com o tempo e relacionamentos de longo prazo são construídos em múltiplas trocas bem-sucedidas.

A confiança também é recíproca. Por exemplo, uma empresa estende sua confiança aos clientes oferecendo algo, como crédito, garantias amigáveis ​​ou programas de serviço estendido. Invista nos clientes e mostre que sua empresa está nisso por muito tempo.

4. Seja transparente em relação à privacidade de dados

Durante os vários pontos de contato ao longo da jornada do cliente, certifique-se de que sua empresa seja direta e clara sobre os dados que você precisa e por quê precisa deles.

Qualquer que seja o nível de privacidade exigida para o setor financeiro, certifique-se de que a informação seja direta e central para seus clientes. Certifique-se também que a política seja clara e leve em consideração a diversidade de sua base de clientes.

Ao divulgar sua política de privacidade, deixe claro que você não compartilha informações de clientes com terceiros.

A maioria das políticas de privacidade está repleta de termos jurídicos, então é bom também tranquilizar os clientes com uma declaração simples.

5. Seja conveniente para seus clientes

Foque no atendimento omnichannel quando for informar seus clientes sobre as políticas de privacidade de dados de sua empresa.

Forneça a política de privacidade completa no contato inicial e, em seguida, em versões resumidas e de fácil acesso durante os outros vários pontos de contato. Por exemplo, faça com que a equipe de atendimento ao cliente por telefone compartilhe um breve resumo e inclua uma seção de perguntas frequentes em seu site.

6. Treine os funcionários em relação à privacidade de dados

Embora a privacidade seja uma parte importante de todos os negócios, é fundamental no atendimento financeiro.

As informações financeiras são íntimas e pessoais, e é por isso que as violações podem desencadear severas penalidades civis ou criminais. Por isso, é essencial treinar todos os novos funcionários em relação a privacidade de dados.

Dependendo do caso, isso pode incluir a necessidade de fazer o inventário e contabilizar todos os dispositivos de tecnologia portáteis no início e no final dos turnos. Para algumas empresas, os dispositivos portáteis incluem os telefones celulares.

Muitos funcionários desejam acessibilidade móvel, mas dependendo do negócio da sua empresa, isso pode tornar os dados vulneráveis.

Isso é particularmente real no caso de logins remotos, por isso, é vital que os funcionários conheçam os riscos e se protejam contra eles.

7. Atualize os programas de proteção de dados conforme as instruções do fornecedor

Sempre atualize seus programas de proteção de dados quando eles disserem que têm uma atualização pronta para instalar. Se eles estão dizendo para atualizar o produto, certamente é por um bom motivo.

8. Tenha um Plano de Gestão de Crises

Um plano de gestão de crises cobre os procedimentos detalhados que a equipe e os gestores devem seguir caso ocorra uma violação de dados.

Ele descreve o processo de investigação e especifica as etapas pertinentes, como a desconexão de computadores, impressoras e outros equipamentos conectados à rede afetados pela violação.

O plano de gestão de crises também pode incluir as etapas para notificar as autoridades e os clientes afetados no caso de uma violação grave de dados.

A segurança dos dados é uma preocupação contínua para qualquer empresa, independentemente do tamanho. Se você coleta informações pessoais de clientes, é responsável por manter esses dados seguros e protegidos.

Qualquer violação grave pode levar à perda de clientes, perdas financeiras, danos à reputação e até mesmo implicações legais ou de conformidade

O segredo para evitar as violações de dados confidenciais é lidar com as informações dos clientes com responsabilidade desde a coleta, transferência, processamento, armazenamento até o descarte. Por isso, como dissemos eduque sua equipe sobre as políticas e práticas recomendadas de proteção de dados.

9. Descarte o lixo eletrônico de maneira adequada

Os dados eletrônicos precisam ser descartados com cuidado!

Apenas mover arquivos eletrônicos, como e-mails e documentos para a lixeira, não significa que os dados foram excluídos permanentemente – diferente do que muitos pensam. Por isso, é fundamental fazer a gestão dos dados confidenciais dos clientes apenas em ambiente apropriado e controlado.

10. Fique atento aos riscos dos dispositivos móveis

Smartphones, tablets e laptops podem aumentar a flexibilidade e a produtividade dos funcionários, mas também podem ser repositórios de informações confidenciais que, se perdidas, podem prejudicar seus clientes e sua empresa.

Informe aos funcionários e outros parceiros sobre a importância de manter esses dispositivos protegidos contra perda ou roubo. Ao mesmo tempo, enfatize que não relatar tal incidente, se acontecer, será pior.

11. Use o bom senso

Deveria ser desnecessário dizer, mas não é! O excesso de confiança ou o descuido podem colocar as informações do seu cliente em risco.

Então, confira a seguir alguns exemplos que não podem acontecer durante o atendimento financeiro:

• Não converse com seus clientes sobre o caso deles em locais públicos;
• Deixe todas as informações relativas aos seus clientes e seus casos no ambiente de trabalho – seja ele digital ou não;
• Não fique tentado a falar sobre isso, mesmo com seu amigo mais próximo, cônjuge ou parentes;
• Se você recebeu mensagens de texto de seus clientes, certifique-se de excluí-las imediatamente para que seu cônjuge, parceiro ou qualquer membro de sua família não possa ver;
• Nunca fale com clientes ao telefone quando outra pessoa estiver ouvindo ou puder ouvir sua conversa. Eles podem pegar algumas pistas sobre o caso e colocar o caso de seus clientes em risco;
• E nunca se gabe disso em suas contas de mídias sociais, não importa o quão orgulhoso você esteja do caso que resolveu.

12. Faça a gestão segura dos dados confidenciais durante o atendimento financeiro

Os dados dos seus clientes podem estar em risco em vários momentos diferentes durante o atendimento financeiro. Por isso, é fundamental investir em um software seguro para a gestão do atendimento e também estar ciente dos riscos de não utilizá-lo!
Saiba sobre os riscos envolvidos no simples envio de arquivos pela internet. Alguns métodos de comunicação são mais inseguros do que outros, sendo que as mídias sociais e os e-mails não criptografados lideram a lista. Sendo assim, sempre proteja a transmissão de documentos importantes.

Tome cuidado também com o armazenamento de arquivos em dispositivos locais. É claro que todos sabem que não devem compartilhar senhas, mas mesmo ao armazenar arquivos localmente enquanto mantém a senha em segredo pode ser perigoso. Se implementado corretamente, manter os dados na nuvem é realmente o lugar mais seguro para os dados confidenciais de seus clientes.

Ao falarmos sobre a integridade das informações sensíveis em atendimentos financeiros, obviamente, você deve tomar decisões racionais e morais sempre que a confidencialidade do seu cliente estiver em jogo.

Então, se você está dividido entre dois caminhos importantes, escolha aquele que coloca o interesse do seu cliente no topo!

Além de seguir as sugestões que demos acima, você também pode consultar advogados especializados para saber mais sobre a legislação e adotar um software seguro para a gestão do atendimento financeiro.

Converse com especialistas neste tipo de tecnologia, saiba como eles protegem as informações sensíveis e como adotar um software para a gestão do atendimento pode ajudar você e seus clientes contra as questões de violação de confidencialidade.

Gostou de entender melhor sobre como proteger os dados confidenciais durante o atendimento financeiro? Então saiba qual é a importância da rastreabilidade do histórico de atendimento!