Como gerir uma equipe home office?

Em resposta às incertezas apresentadas pelo novo coronavírus, muitas empresas estão pedindo que seus funcionários trabalhem remotamente. Embora o home office tenha batido recorde nos últimos anos, segundo dados do IBGE, as novas políticas deixam muitos funcionários — e seus gerentes — trabalhando fora do escritório e separados um do outro pela primeira vez.

Isso é especialmente verdade para gestores de atendimento que, em geral, possuem suas equipes trabalhando próximas, no escritório. Embora seja sempre preferível estabelecer políticas claras de trabalho remoto e treinamento com antecedência, em tempos de crise ou outras circunstâncias que mudam rapidamente, esse nível de preparação pode não ser viável.

Felizmente, existem etapas específicas baseadas em pesquisa que os gerentes podem executar sem grande esforço para melhorar o engajamento e a produtividade da equipe home office, mesmo quando há pouco tempo para se preparar.

Desafios comuns do trabalho remoto

Antes de saber como gerir uma equipe home office, é preciso entender os fatores que dificultam o trabalho remoto. Como essa ainda é uma cultura em crescimento no Brasil, muitos funcionários, mesmo aqueles que possuem alto desempenho no escritório, podem sofrer com a mudança e ter uma performance abaixo do esperado. 

Conheça abaixo os desafios inerentes a gerenciar uma equipe home office:

Falta de supervisão face a face

Alguns funcionários podem ter dificuldades em entregar o trabalho devido à falta de supervisão direta. Embora pesquisas indiquem o contrário (pelo menos para alguns tipos de trabalho), os gestores em geral temem que sua equipe home office não será tão eficiente quando estiver longe dos seus olhos.

Muitos funcionários, por outro lado, lutam com o acesso reduzido ao suporte e comunicação gerenciais. A falta de contato pode fazer com que sintam que seus gestores não estão alinhados com suas necessidades ou oferecendo o suporte de que precisam.

Problemas de comunicação

Uma equipe home office pode sofrer com a dificuldade de encontrar arquivos ou colaborar em uma mesma atividade devido à distância dos colegas. Mesmo tirar uma simples dúvida pode ser complicado e fazer com que o profissional fique aguardando até que o colega esteja disponível em uma ferramenta de comunicação online.

A empresa pode não possuir as ferramentas de compartilhamento de arquivo e comunicação necessárias para um momento como esse. Aplicativos de vídeo-chamadas também são importantes nesse momento e muitos na sua força de trabalho podem não estar familiarizados com as melhores formas de usá-los.

Isolamento social

A solidão é uma das queixas mais comuns sobre trabalho remoto, com funcionários perdendo a interação social informal de um ambiente de escritório. Pensa-se que os extrovertidos podem sofrer mais com o isolamento a curto prazo, principalmente se não tiverem oportunidades de se conectar com outras pessoas em seu ambiente de trabalho remoto.

No entanto, por um longo período de tempo, como o que pode ser necessário para o combate a COVID-19, o isolamento pode fazer com que qualquer funcionário se sinta menos “pertencente” à organização e afetar seu desempenho.

Distrações em casa

Costumamos ver fotos representando trabalhos remotos que retratam um pai segurando uma criança e digitando em um laptop, geralmente sentado em um sofá ou no chão da sala. De fato, essa é uma representação terrível do trabalho virtual eficaz.

Normalmente, incentivamos os empregadores a garantir que seus funcionários remotos tenham espaço de trabalho dedicado e assistência infantil adequada antes de permitir que trabalhem remotamente. No entanto, no caso de uma transição repentina para o trabalho virtual, há uma chance muito maior de os funcionários enfrentarem espaços de trabalho abaixo do ideal e (no caso de fechamento de escolas e creches) responsabilidades inesperadas dos pais.

Mesmo em circunstâncias normais, as demandas familiares e domésticas podem afetar o trabalho remoto; os gerentes devem esperar que essas distrações sejam maiores durante essa transição não planejada do trabalho em casa.

Equipe home office: como gerenciar de forma eficaz?

Como mostramos, mudar para uma cultura de trabalhar em casa, especialmente durante um período de crise ou incerteza, traz seus próprios desafios. Gerentes e líderes que supervisionam equipes que trabalham remotamente pela primeira vez devem implementar medidas para maximizar a eficácia de sua equipe home office. 

Aqui estão cinco maneiras importantes de gerenciar uma força de trabalho remota:

1. Líderes envolvem seus funcionários remotos todos os dias

Uma força de trabalho de alto desempenho é essencial para o crescimento e a sobrevivência, e o envolvimento dos funcionários é o foco principal dos executivos seniores que procuram otimizar suas entregas.

A Harvard Business Review Analytic Services conduziu uma pesquisa com líderes empresariais que constatou que apenas 24% dos entrevistados afirmam que os funcionários de suas organizações são altamente engajados, e 71% classificam o engajamento dos funcionários como muito importante para alcançar o sucesso organizacional geral.

Os funcionários que trabalham remotamente precisam ser envolvidos de maneira significativa por suas equipes e líderes. Você não entraria em um escritório ou espaço de trabalho compartilhado sem cumprimentar suas equipes ou colegas de trabalho, portanto, os funcionários remotos devem ser acomodados da mesma maneira.

Tire um tempo para entrar em contato com funcionários remotos da maneira que eles preferem. Alguns funcionários adoram a funcionalidade de bate-papo, enquanto outros podem apreciar um e-mail de check-in. Sua jornada de trabalho pode não se sobrepor a todos os membros da equipe home office, mas isso não significa que não haja oportunidades para experiências de engajamento e relacionamento.

2. A educação não se limita ao escritório, então adote o aprendizado online

O treinamento no trabalho é uma ferramenta importante para as organizações que desejam envolver e reter sua força de trabalho.

De fato, 70% dos entrevistados em uma pesquisa recente entre funcionários de três gerações (Baby Boomers, Geração X e Millennials) indicaram que as oportunidades de treinamento e desenvolvimento relacionadas ao trabalho influenciaram sua decisão de permanecer na empresa, com 87% dos Millennials citando acesso a oportunidades de desenvolvimento profissional ou de crescimento na carreira como sendo muito importante para a decisão de permanecer ou partir.

Agora, em resposta a uma série de necessidades, incluindo flexibilidade em tempos de crise de saúde e maior acessibilidade para uma força de trabalho diversificada, as organizações estão disponibilizando, cada vez mais, os treinamentos de maneiras novas e inovadoras.

Ofereça à sua equipe cursos e materiais para incentivar o autodesenvolvimento durante o tempo em que estiverem trabalhando em home office. Assim, além da oportunidade de criarem novas skills, estarão ocupando a mente com atividades positivas. 

3. Ensine seus funcionários a trabalhar em casa — não é uma habilidade natural

Trabalhar em casa oferece várias vantagens, incluindo pular deslocamentos inoportunos e dispendiosos e oferecer maior flexibilidade em relação aos horários — mas trabalhar em casa requer habilidades e limites que não necessariamente surgem naturalmente.

Convide os membros de sua equipe home office a compartilhar práticas que funcionaram bem para eles e compartilhe artigos e blogs de práticas recomendadas para fazê-los pensar em maneiras saudáveis ​​e produtivas de trabalhar em casa.

A síndrome de burnout, um esgotamento físico e mental intenso, que está afetando cada vez mais funcionários, pode ser algo que associamos ao trabalho em um escritório, mas para os funcionários que estão se ajustando a um horário de trabalho em casa, ela também continua sendo um perigo.

Sem uma viagem no final do expediente, os funcionários podem ter dificuldades em oficialmente “terminar o dia” de uma maneira que pareça natural e satisfatória. Trabalhe com os membros da sua equipe home office para ajudá-los a estabelecer limites para o dia deles, de uma maneira que seja produtiva e ajude os membros a evitar desgaste dispendioso.

4. Entenda que o ajuste leva tempo e permite um processo de aprendizado

Trabalhar em casa pode ser uma grande transição para os funcionários que sempre trabalharam em um escritório e pode exigir um período de adaptação; um cronograma de reuniões ou expectativas aplicadas no escritório pode não se traduzir em uma força de trabalho remota.

Abra uma linha de diálogo com sua equipe remota para entender melhor o que está funcionando e o que não está. Você precisa ajustar sua agenda de reuniões para acomodar melhor uma força de trabalho remota? Pense em como o tempo é gasto no escritório e como você normalmente se comunicaria com sua equipe. Uma opção interessante pode ser a definição de um canal para que a sua equipe possa eliminar dúvidas e agilizar a respostas entre si.

Se você tiver um ambiente informal de escritório no qual as informações sejam compartilhadas de cubículo a cubículo ou durante reuniões de improviso, entenda que agora você precisa encontrar meios virtuais para se comunicar com suas equipes.

Isso exige esforço e tempo para ser acertado, portanto, permita um processo de aprendizado e não tenha medo de mudar o status quo. A mudança para o trabalho virtual pode ser uma ótima maneira de identificar reuniões ou hábitos que não servem mais à sua equipe. E quem não gostaria de recuperar um pouco de seu tempo?

5. Leve tecnologia para sua organização que permita que funcionários remotos estejam totalmente presentes

Os funcionários remotos têm necessidades exclusivas de tecnologia que devem ser atendidas antes que possam atingir todo o seu potencial. Identifique a tecnologia e as ferramentas necessárias para sua equipe home office e responda rapidamente às novas necessidades.

Lembre-se de que, embora algumas tecnologias funcionem para a maioria dos seus funcionários, você pode ter necessidades especiais na sua equipe home office que devem ser atendidas.

Somente o e-mail não é suficiente. Os trabalhadores remotos se beneficiam de ter uma tecnologia “mais rica”, como a videoconferência, que fornece aos participantes muitas das dicas visuais que eles teriam se estivessem cara a cara.

A videoconferência tem muitas vantagens, especialmente para grupos menores: as dicas visuais permitem aumentar a afinidade com os colegas de trabalho e também ajuda a reduzir a sensação de isolamento entre as equipes. O vídeo também é particularmente útil para conversas complexas ou sensíveis, pois parece mais pessoal do que a comunicação escrita ou apenas com áudio.

Há outras circunstâncias em que a colaboração rápida é mais importante que os detalhes visuais. Para essas situações, forneça a funcionalidade de mensagens individuais habilitadas para dispositivos móveis (como Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) que podem ser usadas para conversas mais simples e menos formais, bem como para comunicação sensível ao tempo.

Se sua empresa ainda não possui ferramentas de tecnologia, existem maneiras baratas de obter versões simples dessas ferramentas para sua equipe, como uma correção de curto prazo. Consulte o departamento de TI da sua organização para garantir que haja um nível apropriado de segurança de dados antes de usar qualquer uma dessas ferramentas.

6. Monitore o progresso de seus funcionários

Para gerenciar seu time remotamente, não é preciso dizer que você deve monitorar as atividades deles, tanto individualmente quanto em equipe. Para fazer isso, você pode:

• Criar uma guia dedicada em sua plataforma de conversação colaborativa, na qual seus funcionários atualizarão as tarefas concluídas;
• Definir uma linha do tempo dentro da qual eles precisam enviar o trabalho;
• Pedir aos funcionários que lhe enviem um relatório diário. Melhor ainda, você pode automatizar esse processo usando uma ferramenta adequada para isso.

Qualquer que seja a fórmula usada, é essencial que seus funcionários assumam a responsabilidade de medir seu progresso. Além disso, é por essa razão que eles são contratados: trabalhar em liberdade e independência. Isso também permitirá que você se concentre em outras coisas mais importantes. Obviamente, isso não impede você de fazer comentários e dar conselhos.

A ferramenta certa para o trabalho remoto: sistema de gestão omnichannel

Gerenciar uma equipe home office nesse momento, sem ter o tempo de preparo certo para isso, pode ser um grande desafio. Contudo, a tecnologia trouxe inúmeras vantagens para tornar este um trabalho muito mais fácil.

Um sistema de gestão omnichannel que funcione na nuvem, por exemplo, é um grande diferencial. Ele permitirá que sua equipe tenha acesso às mesmas informações e possa colaborar no trabalho de forma simultânea. A solução também facilita o acompanhamento do sistema de atendimento por todos, gerando relatórios para os mais variados fins e objetivos.

Com a ajuda de fluxos personalizáveis, será possível delegar as atividades automaticamente, sem que o gestor tenha que aprovar tudo individualmente. Isso dá muito mais autonomia para que sua equipe home office não fique estagnada esperando por respostas. 

Além disso, por estar na nuvem, a solução oferece toda proteção e segurança necessária para saber que seus dados e seus clientes estão navegando pela internet sem riscos.

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